Sanciones por no registrar la jornada: cuánto puede costar y qué revisa la Inspección

Qué conviene tener claro

Desde mayo de 2019 todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora concreta de inicio y de finalización. Es una obligación que muchas empresas siguen viendo como un trámite menor, hasta que llega un requerimiento de la Inspección o una reclamación de horas extraordinarias.

El registro no es solo un papel que hay que tener: es la prueba con la que la empresa puede demostrar qué horario se ha trabajado realmente. Cuando no existe, o existe pero no se corresponde con la realidad, la empresa pierde esa prueba y se expone a una sanción.

Qué dice la fuente oficial

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, que se organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa previa consulta con la representación legal. Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como infracción grave, en su artículo 7.5, la transgresión de las normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos y, de forma expresa, registro de jornada. Esa mención se añadió con el Real Decreto-ley 8/2019, el mismo que creó la obligación.

Según el artículo 40.1.b) de la LISOS, las infracciones graves se sancionan con multa de:

• Grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.
• Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.
• Grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.

A diferencia de otras infracciones de la misma ley, el artículo 7.5 no dice que se cuente una infracción por cada persona trabajadora afectada. El grado concreto dependerá de las circunstancias que valore la Inspección en cada caso.

Lo que muestran los datos de la Inspección

El Informe Anual de la Inspección de Trabajo de 2024 recoge que, en materia de tiempo de trabajo, se realizaron 35.500 actuaciones, con 9.500 requerimientos, 11.945 infracciones y 15.210.437 euros en sanciones propuestas.

Dentro de ese bloque existe una campaña específica de control del registro de jornada. En 2024 se hicieron 9.097 actuaciones, se formularon 2.003 requerimientos y se detectaron 1.869 infracciones, por un importe de 2.990.241,60 euros.

Además, el Plan Estratégico de la Inspección 2025-2027 sitúa el tiempo de trabajo como el segundo motivo de denuncia, solo por detrás de la falta de alta en la Seguridad Social.

Cómo bajarlo a la operativa diaria

• Registrar cada día la hora real de entrada y salida, no un horario teórico copiado semana tras semana.
• Dejar rastro de las correcciones: quién cambió un fichaje, cuándo y por qué.
• Conservar los registros cuatro años y poder entregarlos con rapidez cuando se piden.
• Revisar que las horas extraordinarias y complementarias cuadran con lo registrado.
• Informar a la plantilla y a su representación de cómo funciona el sistema.

Errores frecuentes o zonas grises

• Tener registro solo de una parte de la plantilla, por ejemplo excluir al personal que trabaja fuera del centro.
• Hojas firmadas a final de mes con horarios idénticos todos los días.
• Registros que la propia empresa puede modificar sin dejar huella.
• No poder facilitar el registro cuando lo pide una persona trabajadora o su representación.

Cómo ayuda una herramienta bien implantada

FicharNet registra cada entrada y salida en el momento en que se produce, conserva el historial de cambios y permite obtener informes por persona, centro y periodo. Así, cuando alguien pide el registro, la empresa puede entregarlo en minutos y con la tranquilidad de que refleja lo que ha pasado.