El mínimo legal que no conviene perder de vista
Desde la entrada en vigor del registro diario de jornada, la referencia básica sigue siendo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La empresa debe garantizar el registro diario, incluir la hora concreta de inicio y fin de la jornada, conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, su representación legal y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La guía oficial sobre registro de jornada recuerda además que es conveniente registrar también pausas o interrupciones cuando no estén ya perfectamente definidas por convenio, contrato o política interna. Ese detalle ayuda a evitar la presunción de que todo el tiempo entre el fichaje de entrada y salida es trabajo efectivo.
Qué suele revisar una empresa prudente
- Que el fichaje recoja la hora real de entrada y salida.
- Que las correcciones o incidencias dejen rastro.
- Que los registros sean accesibles de forma inmediata.
- Que la información no quede expuesta públicamente ni visible para terceros.
La guía actualizada de la AEPD sobre relaciones laborales añade dos ideas muy útiles: recomienda optar por el sistema menos invasivo posible y recuerda que los datos del registro no deben utilizarse para finalidades distintas al control de la jornada. Por eso un sistema de fichaje no debería convertirse, por la puerta de atrás, en una herramienta para otros seguimientos no informados.
Prepararse antes de que llegue la inspección
No hace falta esperar a una visita de la ITSS para ordenar el registro horario. Si la empresa puede extraer informes claros, explicar cómo documenta pausas, acreditar el histórico y limitar accesos indebidos, llega mucho mejor preparada. En ese punto, la tecnología deja de ser una simple comodidad y pasa a ser una medida de cumplimiento.
FicharNet encaja especialmente bien cuando se necesita centralizar los registros, conservarlos con trazabilidad y recuperarlos con rapidez desde un único entorno.